IT-Kennzahlensysteme

Unter Kennzahlen versteht man quantitativ messbare Sachverhalte, die in aussagekräftiger, komprimierter Form in Zahlen abgebildet werden.
Diese Zahlen stellen wesentliche Informationen kompakt und übersichtlich für Planung und Analyse bereit und dienen zur umfangreichen Entscheidungsfindung. Einzelne Kennzahlen haben dabei nur eine geringe, teilweise sogar falsche Aussagekraft. Erst in der Beziehung zwischen verschiedenen systematisch ausgewählten Kennzahlen können Zusammenhänge erkannt und Interpretationen gewagt werden.

In diesem Artikel werden zunächst allgemeine Kennzahlen und Kennzahlensysteme aus der Betriebswirtschaft vorgestellt. Danach werden diese Systeme entsprechend für die IT konkretisiert.

Kennzahlen werden in mehrere Arten strukturiert:

  • Grundzahlen: Sind absolute Mengen- und Wertegrößen. Einzelzahlen (z.B. Kassenbestand), Summen (z.B. Bilanzsumme), Differenzen
    (z.B. Gewinn) und Mittelwerte (z.B. durchschnittlicher Lagerbestand). Bei Isolierter Betrachtung ist die Bedeutung der Zahlen nur schwer nachvollziehbar.
    Erst der Vergleich mit anderen absoluten Zahlen wie beispielsweise Soll-Ist-Vergleichen erhalten sie ihre Bedeutung.
  • Verhältniszahlen: Sind relative Größen, bei denen Sachverhalte zueinander in Beziehung gesetzt werden. Sie verdichten große Mengen von
    Datenmaterial zu aussagekräftigen Schlüsselzahlen.

Kennzahlensysteme setzen verschiedene Kennziffern in sinnvollen, sich gegenseitig ergänzenden und erklärenden Zusammenhang mit anderen
Kennzahlen. Kennzahlen können hier stufenweise miteinander verknüpft werden und können somit zur Planung oder als Zielvorgabe für Bereiche und
Kostenstellen eingesetzt werden. Bekannte Kennzahlensysteme, die anschließend kurz erklärt werden, sind:

  • ROI von DuPont
  • ZVEI-Kennzahlensystem
  • RL-Kennzahlensystem

ROI von DuPont – Dieses Kennzahlensystem ist das älteste, 1919 vom Chemiekonzern DuPont entwickelte Kennzahlensystem. Hierbei wird der Jahreserfolg im Verhältnis zum Gesamtkapital gesetzt. Somit entspricht der ROI der Gesamtrentabilität. Die Gesamtrentabilität wird stufenweise auf ihre jeweiligen Einflussfaktoren aufgespaltet. Somit lassen sich die einzelnen Einflussfaktoren identifizieren und ihre Gewichtung ermitteln. Der ROI kann aus aktuellen Zahlen ermittelt, aber auch Planzahlen für einen angestrebten ROI errechnet werden. Diese Zahlen können dann abteilungsbezogen in die strategische und operative Planung mit einbezogen werden und dienen somit der Koordination der Unternehmensplanung. In der folgenden Abbildung wird exemplarisch das Kennzahlensystem aufgezeigt. Je nach Autor werden hier unterschiedliche und weitere Kennzahlen mit einbezogen.

 DuPont - Kennzahlensystem
DuPont – Kennzahlensystem

Vorteile des ROI, dass es sowohl für Unternehmensteile als auch für das Gesamtunternehmen eingesetzt werden kann. Es ermöglicht eine Kontroll-, als auch Steuerungsfunktion. Jedoch lässt sich eine Kurzfristigkeitsorientierung des Systems erkennen und verführt zum Anstreben von Durchschnittszahlen. Für Unternehmen sind aber nicht nur eine Spitzenkennzahl, wie ROI von zentraler Bedeutung, sondern mehrere unterschiedliche Spitzenkennzahlen. Deshalb wurden Rufe nach anderen Systemen laut. Hieraus entstanden das ZVEI- und das RL-Kennzahlensystem, die entsprechende Weiterentwicklungen des ROI in diese Richtung darstellen.

ZVEI-Kennzahlensystem – (Zentralverband der elektronischen Industrie) Es wurde 1989 branchenneutral und mit ca. 200 Kennzahlen
(88 Haupt- und 122 Hilfskennzahlen) als Erweiterung des ROI-Kennzahlensystems entworfen. Der Aufbau entspricht strukturell der Kennzahlenpyramide des ROI und ist eine Mischung aus Rechen- und Ordnungssystem. Es wird eine grundsätzliche Unterteilung in

  • Wachstumsanalyse und
  • Strukturanalyse

getroffen. Die Wachstumsanalyse weist absolute Größen wie Umsatz, Cash Flow und Personalaufwand auf. Indexzahlen sollen Kennzahlen unterscheiden um die aktuelle Periode, Vorperiode sowie die prozentuale Veränderung dieser zu betrachten. Die Strukturanalyse ist Herzstück des ZVEI-Kennzahlensystems und beurteilt ausgehend von der Eigenkapitalrentabilität (ist die Höhe der Verzinsung des vom Kapitalgeber investierten Kapitals) die Unternehmenseffizienz. Die Kennzahlen werden nach /ContrBWL/ in zwei Gruppen (Typ A und Typ B) Ertragskraft- und Risiko-Kennzahlen getrennt, wobei zwischen ihnen eine mathematische Verknüpfung besteht.

Das ZVEI-Kennzahlensystems ist ein Planungs- und Analyseinstrument. Es versucht mit Hilfe des Zeitfaktors und der Betriebsvergleiche einen
Unternehmensüberblick zu gewinnen. Gefahren und Ursachen können dabei entdeckt werden. Als Planungsinstrument können die gewonnenen Zahlen als Unternehmensziele dargestellt werden.

RL-Kennzahlensystem – wurde von Reichmann und Lachnit für direkte Nutzung im Controlling entwickelt und ist ein Rentabilitäts-Liquiditäts-Kennzahlensystem. Im Vergleich zum ZWEI-Kennzahlensystem sind hier vergleichsweise wenige Kennzahlen notwendig, da hier kaum
formale Verknüpfungen der Teilkennzahlen vorgesehen sind.
Zentrale Kennzahlen sind Erfolg und Liquidität und es besteht aus einem allgemeinen Teil und einem Sonderteil. Der allgemeine Teil ist
unternehmensübergreifend aufgebaut und ermöglicht so zwischenbetriebliche Vergleiche. Eine vertiefende Analyse geschieht dann im Sonderteil.
Besonders große Rolle spielt hier das ordentliche Ergebnis, welches sich aus Betriebsergebnis und neutrales Ergebnis zusammensetzt.
Das RL-System fokussiert nicht nur das Ergebnis als Ziel sondern auch die Erreichung einer geplanten Liquidität.
Die wenigen rechnerischen Verknüpfungen ermöglichen eine individuelle Anpassung des Systems an spezifische Unternehmensbedürfnisse und erlauben das Einfügen spezifischer Kennzahlen.

Bevor ich auf die IT-Kennzahlensysteme eingehe möchte ich noch die Vor- und Nachteile von Kennzahlensystemen aufzeigen.

Vorteile
  • eine ständige Erfassung von Kennzahlen ermöglichen eine sofortige Erkennung von Abweichungen, Schwachstellen, etc.
  • kritische Kennzahlenwerte können als Zielgrößen für Teilbereiche genutzt werden
  • Steuerungsprozesse können vereinfacht werden
  • quantitativ kann das erreichen von Zielen exakt gemessen werden
Nachteile
  • der Anwender kann nur die Kennzahlen und Interpretationen wählen, die seinen Zielen und Bereichen entsprechen
  • wenn Unternehmensprozesse nur nach Kennzahlen ausgerichtet werden, dann besteht die Gefahr der Vernachlässigung langfristiger Strategieplanung
  • kritische Kennzahlen können fälschlicherweise als anstrebsame Größen empfunden werden
  • die quantitativ einseitige Sichtweise vernachlässigt qualitative Attribute wie Mitarbeiterzufriedenheit, Umweltschutz, etc.
  • der Aufbau von Kennzahlensystemen lenkt von ihrer Subjektivität ab
  • die häufig sehr komplexen Kennzahlensysteme erfordern hohen Sachverstand um so sinnvoll und korrekt zu interpretieren
  • Kennzahlensysteme müssen permanent aktualisiert und an veränderte Rahmenbedingungen angepasst werden

IT-Kennzahlen / -systeme

IT-Kennzahlen liefern Maßgrößen IT-relevante Aspekte mit den Zwecken das Management zu unterstützen, der Informationsverarbeitung, sowie der Steuerung von IT-Projekten und Ressourcen. Sie beurteilen darüber hinaus IT-Bereiche und ihre erbrachten Leistungen. Sie ermöglichen Soll-Ist-Vergleiche, um bei Abweichungen korrigierend eingreifen zu können. Weiterhin lassen sich Zielwerte etablieren im Bereich der organisatorischen Einheiten, Projekte oder Maßnahmen.

Die Struktur der IT-Kennzahlen ist die gleich der oben beschriebenen Kennzahlen. Die nächste Abbildung zwingt Beispielkennzahlen für den IT-Bereich:

Strukturierung von Kennzahlen
Strukturierung von IT-Kennzahlen /Masterkurs2005/

Häufig werden IT-Kennzahlen dazu eingesetzt Kosten zu reduzieren. Dies geschieht dadurch, dass der Schwerpunkt bei den IT-Kosten und der
Wirtschaftlichkeit von Projekten gesetzt werden. Dies ermöglicht Außenstehenden, die über IT-Kosten oft nicht ausreichen informiert sind eine hohe
Kostentransparenz. Für ein funktionierendes IT-Controlling-Konzept ist nach /Masterkurs2005/ „der Aufbau eines Planungs- Steuerungs- und
Berichtssystem mit geeigneten IT-Kennzahlen für entscheidungsrelevante Analyseberichte erforderlich“. Hierfür werden folgende Analyseberichte
vorgeschlagen:

  • Wirtschaftlichkeit (Was kostet, was nützt die Durchführung eines IT-Projektes?)
  • Innovationsgrad der IT (Soll in die Wartung von Altsystemen investiert werden, oder neue IT-Systeme angeschafft / entwickelt werden?)
  • Prozessqualität (Wie unterstützen die IT-Systeme die Geschäftsprozesse?)
  • Ressourcenauslastung in der IT (Wie viel qualifiziertes IT-Personal haben wir und wie setzen wir es ein?)

Die Aussagekraft von IT-Kennzahlen ist, wie bei den oben beschriebenen Kennzahlen erst gewährleistet, wenn man die verschiedenen Zahlen in einen
sinnvollen Kausal- und Abhängigkeitszusammenhang bringt. Speziell bei IT-Kennzahlen tritt ein weiteres Problem bei ihrer Aussagekraft auf. In größeren Unternehmen werden IT-Kosten unterschiedlich verrechnet, beispielsweise bei Kosten für das Rechnungswesen. Dies führt dazu, dass die Kostentransparenz verloren geht. Auch ist die Durchdringung von IT in größeren Unternehmen je nach Bereich unterschiedlich und können somit falsche Eindrücke bei Durchschnittswerten hervorbringen. Dies schränkt inner- und außerbetriebliche Vergleiche ein.

IT-Kennzahlen sind auch in der IT typische Führungsinstrumente in der Managementpraxis. Und erst durch ihren sachlogischen Zusammenhang werden Sie in IT-Kennzahlensystemen zu einem bewährten Steuerungswerkzeug im IT-Controlling-Konzept. Die bekannten Kennzahlensysteme aus dem Standard-Controlling, die weiter oben beschrieben wurden, haben sich auch in der IT etabliert. Es wurden aber auch speziell auf die IT zugeschnittene Kennzahlensysteme entwickelt.

Beispielsweise das Diebold-Kennzahlensystem, das als Spitzenkennzahl die „IT-Kosten in % des Umsatzes“ hat. Diese Spitzenkennzahl setzt sich aus
der „Wirkung auf die Unternehmensleistung“ und die „Wirtschaftlichkeit der Informationsverarbeitung“ zusammen.

Diebold-Kennzahlensystem
Diebold-Kennzahlensystem /Masterkurs2005/

Dieses System ist jedoch nicht unproblematisch. Anpassungen an individuelle Unternehmenssituationen sind kaum möglich. Weiterhin ist eine Fokussierung
auf die Kosten als Spitzekennzahl mit einem hohen Kostendruck verknüpft und vernachlässigt qualitative Aspekte. Dies hat zur Folge, dass Verbesserungen der
Kostensituation nicht gleichermaßen eine Verbesserung der Unternehmenssituation bedeuten.

Das Kennzahlensystem von SVD (Schweizerische Vereinigung für Datenverarbeitung verzichtet auf den Einsatz einer Spitzenkennzahl und wurde zur
Unterstützung von Planung, Kontrolle und Steuerung der Wirtschaftlichkeit von IT-Anwendungen unter Einbindung von Management, Benutzer und
Informationsverarbeitung, entwickelt. Es orientiert sich an 30 Kennzahlen aus Leistungs-, Kosten-, Struktur-, und Nutzenkennzahlen. In diesem System
wir der Nutzen mit und ohne IT-Anwendung gegenübergestellt.

Da das Zustandekommen von Kennzahlen interessant ist führe ich hier die Kennzahlen aus dem Diebold-Kennzahlensystem komplett auf. Weitere
Kennzahlensysteme und Vergleiche sind in /Kennz2003/ zu finden.

Bezeichnung Berechnung
Leistungskennzahlen
Verfügbarkeit (Sollstunden-Ausfallstunden)/Sollstunden
Zuverlässigkeit Sollstunden / Anzahl Ausfälle
Durchschnittliche Reparaturzeit Reparaturzeit / Anzahl Reparaturen
Servicegrad Termingerechte Ablieferungen / Geplante Ablieferungen
Durchschnittliche Verspätungen Summe Verspätungen / Anzahl Verspätungen
Durchschnittliche Antwortzeit Summe Antwortzeiten / Anzahl Transaktionen
Auslastung Erbrachte Leistung / Nennleistung
Arbeitstage je Programm Anzahl Arbeitstage je Programm
Re-Run-Quote Wiederholungen / Produktive Verarbeitungsstunden
Strukturkennzahlen
Anzahl DV-Mitarbeiter Anzahl der DV-Mitarbeiter
Altersstruktur Lebensalter, Dienstalter, Jahre DV-Erfahrung
Ausbildungskennzahlen Ausbildungsaufwand / Anzahl Mitarbeiter
Anzahl Programme, Statements Anzahl Programme, Statements
Terminaldichte Anzahl Terminals / Anzahl Mitarbeiter
Kostenkennzahlen
%-Anteil je Kostenart DV-Kosten je Kostenart / Kosten je Kostenart
Personalabhängiger Verrechnungssatz Personalkosten / Geplante verrechenbare Personalkosten
Maschinenabhängiger Verrechnungssatz DV-Betriebskosten / Geplante verrechenbare Maschinenstunden
%-Verteilung der Ausgaben Nach Hardware, Systemsoftware, Anwendersoftware
%-Anteil des Anwendungsgebietes Betriebskosten je Aufgabengebiet / DV-Betriebskosten
Kostenverhältnis Anwendersoftware Entwicklungs-, Systembetreuungs-, Änderungskosten / Gesamtkosten der Anwendersoftware
Systembetreuung, Entwicklungsquote Systembetreuungskosten / Neuentwicklungskosten
DV-Kosten pro Produkt DV-Gesamtkosten je Arbeitsgebiet / Leistungseinheit
% DV-Kosten am Umsatz DV-Gesamtkosten / Umsatz
DV-Umsatz pro Mitarbeiter DV-Gesamtumsatz / Anzahl DV-Mitarbeiter
Nutzenkennzahlen
Nutzenpunkte Nutzenpunkte einer (aller) Anwendungen
Nutzen-Mengen-Punkte Nutzenpunkte gewichtet mit Verarbeitungsmengen
Nutzen-Kosten-Kennzahl (Nutzen-Mengen-Punkte * 1000) / DV-Kosten
Computerisierungsgrad erreichte Punkte / max. Punkte bei vollständiger Computerisierung
Nutzen-Kosten Computerisierungsgrad / % DV-Kosten am Umsatz

Das Erfassen von Kennzahlen muss einer einheitlichen Struktur folgen. Es muss sichergestellt werden, dass Empfänger und Ersteller von Kennzahlen sich über ihre Bedeutung im Klaren sind. Dies kann beispielsweise über so genannte Kennzahlen-Steckbriefe erreicht werden. In diesem werden wesentliche Merkmale festgelegt. Idealerweise werden diese Steckbriefe dann in einer Kennzahlendatenbank bearbeitet und entsprechend gespeichert. Die Auswertung durch das Controlling kann dann in entsprechend automatisierter Form erfolgen. Hierfür gibt es entsprechende Softwarelösungen am Markt.

IT-Kennzahlensteckbrief
Beschreibung der Kennzahl
Bezeichnung der Kennzahl
Beschreibung
Adressat
Zielwert
Sollwert
Toleranzwert
Eskalationsregeln
Gültigkeit
Erstellungsfrequenz
Qualifizierbarkeit (harte und weiche Ziele)
Verantwortlicher
Bemerkung
Datenermittlung
Datenquellen
Datenqualität (Abweichung, Validalität)
Verantwortlicher
Datenaufbereitung
Berechnungsweg
Verknüpfung (mit anderen Kennzahlen)
Verantwortlicher
Präsentation
Darstellung
Aggregationsstufen
Archivierung
Verantwortlicher

Der Nutzen von IT-Kennzahlen kann in drei Bereichen gefunden werden. Im

  • IT-Projektmanagement
  • IT-Betrieb und in der
  • Fachabteilung, dem „Endkunden“.

Der IT-Controller profitiert von Kennzahlen und Kennzahlensystemen wohl am meisten. Sie sind vor allem Grundlage bei Systemen wie den Balanced
Scorecards und der Entscheidung über das IT-Portfoliomanagement. Ständige Soll-Ist-Vergleiche können zum erreichen der Projektziele beitragen
und eine Auswertung der erfasster Zahlen kann ein Erfahrungsbericht sein, aus dem man lernen kann. Weitere Kennzahlen können zur Kosten-Leistungsrechnung von IT-Systemen herangezogen werden und bieten anderen Fachabteilungen eine Grundlage für vergleiche und ihre eigene Kostenkontrolle. Die folgende Abbildung zeigt eine Übersicht der Nutzen von IT-Kennzahlen nach /Masterkurs2005/.

Nutzen für IT-Projektmanagement
Nutzen für IT-Projektmanagement
Nutzen für den IT-Betrieb
Nutzen für den IT-Betrieb
Nutzen für die Fachabteilung
Nutzen für die IT-Fachabteilung

 Quellenangabe

/Masterkurs2005/ – Masterkurs IT-Controlling; Andreas Gadatsch, Elmar Mayer; Vieweg-Verlag; 2005
/Wöhe2002/ – Einführung in die allgemeine Betriebswirtschaftslehre 21. Auflage; Günter Wöhe; Verlag Vahlen; 2002
/Fiedler1998/ – Einführung in das Controlling; Dr. Rudolf Fiedler; R. Oldenburg Verlag München Wien; 1998
/ContrBWL/ – http://www.betriebswirtschaft.info; stand 12.2005
/Kennz2003/ – Kennzahlen in der IT; Martin Kütz; dpunkt.verlag; 2003

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