Controlling – Einführung und Übersicht

Dieser Beitrag solle einen kurzen Überblick zum Thema Controlling und die speziellere Form des IT-Controllings geben. Die verschiedenen Bereiche des Controllings werden aufgezeigt und dabei wird ein entsprechender Schwerpunkt auf das IT-Controlling gelegt. Das Controlling hat ein betriebswirtschaftliches Fundament und wirkt massiv auf Entscheidungsprozesse der Unternehmensführung ein. Das speziellere IT-Controlling hat auch einen festen Platz in der Betriebswirtschaftslehre und ist nach /Masterkurs2005/ Kernpunkt des Wirtschaftsinformatikers.

Der Begriff des IT-Controllings ist auf Grund unterschiedlicher Interpretation
und Abgrenzung der Autoren vom Controlling nur schwer definierbar:

  • IT-Controlling als Kontrolleur der IT-Abteilung
  • IT-Controlling als Leitung der IT
  • IT-Controlling als Instrument zur Entscheidungsvorbereitung über IT-Ressourcen

Heute wird das IT-Controlling nach /Becker2004/ im allgemeinen so beschrieben:

IT-Controlling ist die „… Beschaffung, Aufbereitung und Analyse von Daten zur Vorbereitung zielsetzungsgerechter Entscheidungen bei Anschaffung, Realisierung und Betrieb von Hardware und Software…“

oder nach /Masterkurs2005/:

„Der IT-Controllerdienst steuert und gestaltet den IT-Einsatz in der Gegenwart und in der Zukunft.“

Eine Definition des Controlling nach /Wöhe2002/ versteht Controlling als die Summe aller Maßnahmen, die dazu dienen die Führungsbereiche Planung, Kontrolle, Organisation, Personalführung und Information so zu koordinieren, dass die Unternehmensziele optimal erreicht werden. Folgende Abbildung verdeutlicht diese Definition:

Einordnung des Controlling
Abbildung 1 Einordnung des Controlling nach /Wöhe2002/

Controlling sollte in einem Unternehmen fest institutionalisiert werden, um seine volle Kompetenz zu entfalten. Es eröffnet keine neuen Aufgabengebiete sondern bedingt eine viel stärkere und rationalere Durchdringung des Unternehmensprozesses, eine schärfere Umreißung der speziellen Aufgaben und Verantwortungsbereiche, eine andere Führungskonzeption und vor allem Institutionalisierung bestimmter Ablaufmechanismen.

Da heute die IT Grundlage gesamter Unternehmen und ihrer Strategien ist und sie massiven Einfluss auf Erfolg und Misserfolg am Markt hat, wage ich
zu behaupten, dass IT-Controlling nicht mehr nur Grundlage für Entscheidungen über Hard- und Software ist, sondern über die gesamte strategische Zielrichtung eines Unternehmens. Dies verwischt die Grenzen zwischen dem allgemeinen Controlling in der Unternehmensführung und dem IT-Controlling zunehmend, was eine Abgrenzung der beiden Gebiete erschwert.

Ein spezielles Gebiet ist das Wissenscontrolling, das Sortierung, Bewertung und Pflege von Wissen fokussiert.

Controlling im Allgemeinen hat die Aufgabe das Management bei der Unternehmenssteuerung mittels Planung und Kontrolle aktiv und umfassend zu unterstützen. Zentraler Punkt hierbei spielt die Informationsversorgung und die Koordination. Die Unterstützung durch das Controlling erfolgt in allen Unternehmensbereichen und klärt Fragen zu folgenden Themen:

  • Ergebnisse (wurden die angestrebten Ziele erreicht?)
  • Finanzen (wurde das geplante Budget eingehalten?)
  • Prozesse (welche Prozesse gibt es und wie kann ich diese verbessern?)
  • Strategien (waren die strategischen Entscheidungen richtig & werden sie eingehalten?)

Hierbei liegt der Fokus auf den entsprechenden Controllingtätigkeitsbereichen:

  • Koordination und Planung in allen Unternehmensbereichen
  • Moderation von Entscheidungsprozessen im Management
  • und Sammlung der dazu notwendigen Informationen und deren Auswertung
  • Etablierung und Pflege eines Controllingsystems zur Informationsbeschaffung und Kontrolle im Unternehmen

Die Folgende Tabelle gibt dazu eine weitere Übersicht:

Aufgabe Controlling unterstützt bei
Planung & Definition
  • Zielplanung
  • Erarbeitung von Maßnahmen
  • Entscheidung über die gültigen Pläne
Koordination
  • Abstimmung unterschiedlicher Teilpläne
Steuerung und Kontrolle
  • Durchsetzung der Planung
  • Erfassung der Ist-Daten
  • Soll-Ist-Vergleich
  • Abweichungsanalyse
Informationsversorgung
  • Beschaffung und Aufbereitung aller für das Controlling nötigen Informationen

(Tab.1 Aufgaben des Controllings /Fiedler 1998/)

Den Aufgabenbereichen entsprechend ist Controlling eine Aufgabe von Führungskräften, da sie die Kompetenzen besitzen Ziele und Unternehmensziele
festzulegen. Sie sind schließlich auch verantwortlich für das erreichte Resultat. Controlling ist nicht an eine Controll-Person, den
Controller gebunden. Man kann sich leicht vorstellen, dass Controlling in Unternehmen nicht ausschließlich in Großunternehmen betrieben
wird, sondern auch mittelständigen und kleinen Firmen vielerlei Controllingaufgaben bewältigen. Entsprechende Controllingsoftware kann hier
massive Unterstützung leisten. Ein spezielles Feld des Controllings ist das Controlling in NPOs zur wirtschaftlichen Optimierung im öffentlichen
Bereich.

Das Controlling besteht aus mehreren teilweise voneinander abhängigen Phasen, die in ihrer Gesamtheit die Aufgabe des Controllings umschreiben.
Diese Phasen werden durch diverse, auch in der Praxis etablierte Methoden und Instrumente unterstützt. Eine Übersicht der Phasen und Instrumente wird im Folgenden dargestellt:
Die Entwicklung in den letzten 30 Jahren führte die IT von einem Kostenfaktor, der Routineaufgaben erledigte, über einen wichtigen(Tab.2 Instrumente und Phasen des Controllings Angelehnt an
/Fiedler 1998/)

Dienstleistungspartner, zum heutigen Schwergewicht in der strategischen Planung in Unternehmen.

Stellenwert-IT Abteilung
Positionierung der IT-Abteilung bei einem Automobilzulieferer /Masterkurs2005/

Diese Entwicklung hat zur Folge, dass IT Einzug in die Entscheidungen der Unternehmensvorstände hält. Teilweise wird nicht mehr von IT-Projekten
sondern von Business-Projekten gesprochen. Das allgemeine Controlling hat in den letzten Jahren nach /Masterkurs2006/ neue Sparten in Logistik, Fertigung
und Marketing etabliert. IT-Controlling vernetzt diese Sparten in einem koordinierenden Netzwerk.

IT Controlling Vernetzung
Vernetzung der IT-Controllingsparten /Masterkurs2005/

Es besteht eine grundsätzliche Unterscheidung in zwei Bereiche. In strategisches Controlling und operatives Controlling.

Strategisches Controlling: langfristige Entwicklung des Unternehmens z.B. Einführung neuer Produkte (5 bis 10 Jahre)

Operatives Controlling: plant Maßnahmen, die zur Erreichung der strategischen Ziele nötig sind (bis 5 Jahre)

Operatives Controlling ist die Zielbildung, Planung und die Steuerung durch Führungskräfte im mittelfristigen Zeithorizont und konzentriert
sich auf quantifizierte Faktoren. Der Zeithorizont erstreckt sich je nach Unternehmen auf ein bis fünf Jahre. Zielgrößen hierbei sind
Liquidität, Gewinn und Stabilität. Strategisches Controlling beinhaltet das Entwerfen, Prüfen, Durchsetzen und Überwachen von Strategien
und bezieht die qualitativen Faktoren mit ein. Der Zeithorizont ist prinzipiell offen aber zwischen 5 und 10 Jahren „überschaubar“. Hierbei
belaufen sich die Zielgrößen auf bestehende und zukünftige Erfolgspotentiale, Marktanteile sowie Cash Flow. Zwischen den zwei Bereichen kann
es keine strikte Trennung geben. Beide sind sehr start voneinander abhängig. Die operativen Entscheidungen hängen stark von der strategischen Planung
ab. Umgekehrt liefern operative Überlegungen wichtige Impulse für die strategische Ausrichtung des Unternehmens.

Für die zwei Ausrichtungen des Controllings existieren in /Masterkurs2005/ und weiteren Quellen beschriebene strategische IT-Controlling-Werkzeuge und operative IT-Controlling-Werkzeuge.

 Quellenangabe

/Masterkurs2005/ – Masterkurs IT-Controlling; Andreas Gadatsch, Elmar Mayer; Vieweg-Verlag; 2005
/Wöhe2002/ – Einführung in die allgemeine Betriebswirtschaftslehre 21. Auflage; Günter Wöhe; Verlag Vahlen; 2002
/Fiedler1998/ – Einführung in das Controlling; Dr. Rudolf Fiedler; R. Oldenburg Verlag München Wien; 1998

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